PERATURAN NOMOR V.D.3:
PENGENDALIAN INTEREN DAN PENYELENGGARAAN PEMBUKUAN OLEH PERUSAHAAN EFEK

Kep- 28/PM/1996,  17 Januari 1996
 

 PENGENDALIAN INTEREN

1.

Setiap Perusahaan Efek yang melakukan transaksi untuk kepentingan Pihak bukan terafiliasi harus mempunyai sekurang-kurangnya empat bagian, sebagai berikut:
 
a. bagian jasa Kustodian;
b. bagian pembukuan;
c. bagian pesanan dan perdagangan; dan
d. bagian Pemasaran.
2.

Bagian jasa Kustodian wajib bertanggung jawab atas penerimaan dan penyerahan dana dan Efek, serta atas penyimpanan dana dan Efek dengan ketentuan sebagai berikut:
 
a.

dana, Efek, dan atau dokumen yang berkaitan dengan Efek harus disimpan di ruangan besi, brankas, lemari besi yang aman, Bank Kustodian, atau Lembaga Penyimpanan dan Penyelesaian;
b.

dana, Efek, dan dokumen sebagaimana dimaksud dalam huruf a harus dihitung dan direkonsiliasikan dengan buku pembantu Efek dan Rekening Efek sekurang-kurangnya:
 
1) setiap bulan oleh pegawai bagian jasa Kustodian;
2)

setiap tahun oleh pegawai bagian lain yang diawasi oleh direktur perusahaan; dan
3)

setiap tahun oleh Akuntan yang terdaftar di Bapepam;
c.

dana, Efek, dan dokumen sebagaimana dimaksud dalam huruf a, yang dimiliki Perusahaan Efek, harus disimpan dalam tempat yang berbeda dengan tempat atau Rekening Efek Kustodian dimana disimpan dana, Efek, dan dokumen yang dimiliki oleh nasabah Perusahaan Efek.
d.

dana, Efek, dan dokumen sebagaimana dimaksud dalam huruf a harus diamankan terhadap penyalahgunaan, kehilangan, dan pemakaian oleh Pihak yang tidak berwenang.
e.

catatan dan laporan terinci bagian jasa Kustodian atas penerimaan dan penyerahan dana, Efek, dan dokumen yang berkaitan dengan Efek, harus dibuat dan disimpan oleh bagian jasa Kustodian yang memuat informasi mengenai:
 
1) nomor sertifikat (jika ada);
2) nama dan jenis Efek;
3) kode Efek;
4) jumlah Efek;
5) tanggal transaksi; dan
6) nama dan nomor identitas Rekening Efek;
f.

catatan dimaksud dalam huruf e di atas harus dicatat pula oleh bagian pembukuan dalam Rekening Efek buku pembantu Efek, buku besar dan atau buku pembantu transaksi pada hari yang sama; dan
g.

dana, Efek, dan dokumen sebagaimana dimaksud dalam huruf a dilarang diserahkan keluar bagian jasa Kustodian, kecuali didasarkan wewenang yang sah.
3.

Bagian Pembukuan wajib bertanggung jawab atas pemeliharaan catatan dan buku Perusahaan, antara lain meliputi:
 
a.

rekening Efek nasabah (Securities Accounts);
b.

buku pembantu Efek (Securities Ledgers);
c.

buku besar (General Ledger); dan
d.

buku pembantu transaksi (Transaction Ledgers).
4.

Bagian pesanan dan perdagangan wajib bertanggung jawab untuk memproses pesanan baik untuk kepentingan nasabah maupun untuk kepentingan Perusahaan Efek dan melaksanakan transaksi Efek, dengan ketentuan:
 
a.

catatan yang terinci dari setiap pesanan dan setiap instruksi nasabah harus dibuat dan disimpan oleh pegawai bagian pesanan dan perdagangan, termasuk informasi mengenai:

 
1) tanggal dan waktu pesanan yang diterima;
2)

tanggal dan waktu setiap pembelian, penjualan, perubahan, atau pembatalan pesanan tersebut; dan
3) persyaratan pesanan;
b.

catatan persetujuan oleh pengawas atas setiap pesanan sebelum melaksanakan transaksi, dengan ketentuan bahwa pengawas tersebut terlebih dahulu telah melakukan:
 
1)

verifikasi bahwa Rekening Efek telah dibuka dan disetujui oleh pengawas bagian pemasaran; dan
2)

verifikasi bahwa telah tersedia dana atau Efek yang cukup dalam Rekening Efek untuk memenuhi penyelesaian transaksi Efek tersebut;
c.

catatan atas transaksi Efek harus dibuat dan disimpan oleh bagian pesanan dan perdagangan, serta transaksi Efek tersebut dicatat pula oleh bagian pembukuan dalam buku pembantu transaksi.
5.

Bagian pemasaran wajib bertanggung jawab untuk membuat kontrak dengan nasabah mengenai pembukaan rekening Efek dan menerima pesanan nasabah untuk membeli atau menjual Efek, dengan ketentuan sebagai berikut:
 
a.

Transaksi Efek untuk kepentingan nasabah tidak dapat dilaksanakan sebelum rekening Efek dibuka atas nama nasabah yang bersangkutan, kecuali:
 
1)

membeli atau menjual saham atau unit penyertaan Reksa Dana terbuka;
2)

memesan Efek dalam rangka Penawaran Umum; dan
3)

membeli atau menjual Efek untuk kepentingan Perusahaan Efek lain, Pihak terafiliasi dengan Perusahaan Efek dimaksud, Bank, Perusahaan Asuransi, Dana Pensiun, atau Lembaga Keuangan lain;
b.

kontrak yang dimaksud dalam butir 5 harus memuat bahwa:
 
1)

Efek dan dana dalam Rekening Efek tersebut dapat digunakan sebagai jaminan penyelesaian kewajiban nasabah tersebut terhadap Perusahaan Efek;
2)

Perusahaan Efek mempunyai hak untuk membeli Efek untuk Rekening Efek, dengan tujuan untuk menutup saldo negatif Efek (short position);
3)

Perusahaan Efek dapat meminta dana atau Efek dari pemegang Rekening tersebut, sebelum pelaksanaan Transaksi Efek;
4)

dana dan Efek dalam Rekening Efek atas nama nasabah dapat disimpan dalam Rekening Efek pada Bank Kustodian atau Lembaga Penyimpanan dan Penyelesaian atas nama Perusahaan Efek untuk kepentingan nasabah bersangkutan, sepanjang terdapat catatan dalam Rekening Efek pada Bank Kustodian atau Lembaga Penyimpanan dan Penyelesaian tersebut bahwa dana dan Efek dimaksud dimiliki oleh nasabah Perusahaan Efek; dan
5)

Dalam hal dana menunjukan saldo negatif dalam Rekening Efek nasabah, Perusahaan Efek dapat menggunakan Efek dalam Rekening Efek nasabah tersebut sebagai jaminan atas kredit bank atau lembaga keuangan lainnya.
c.

kontrak sebagaimana dimaksud dalam angka ini harus disimpan dalam arsip pada bagian pemasaran, dilengkapi dengan dokumen:
 
1)

identitas nasabah termasuk nama, alamat, nomor telepon, nomor faksimili dan NPWP.
2)

surat kuasa dari nasabah yang berbentuk badan hukum yang memberikan wewenang kepada pejabat tertentu dari badan hukum tersebut untuk memberikan instruksi kepada Perusahaan Efek sehubungan dengan rekening Efek nasabah tersebut;
3)

dokumen yang diperlukan dalam rangka pemindahan Efek;
4)

surat kuasa dari nasabah yang memberikan wewenang kepada Pihak ketiga untuk memberikan instruksi kepada Perusahaan Efek sehubungan dengan rekening Efek nasabah;
5)

kontrak pengelolaan Reksa Dana yang memberikan kewenangan kepada Manajer Investasi untuk memberikan instruksi yang berhubungan dengan Rekening Efek Reksa Dana; dan
6)

formulir untuk nasabah orang perseorangan sekurang-kurangnya memuat:
 
a) pekerjaan;
b) status perkawinan;
c) tujuan investasi; dan
d) keadaan keuangannya;
d.

Perusahaan Efek harus mempunyai arsip tersendiri pada bagian pemasaran mengenai  pengaduan dari nasabah atau Pihak yang bertindak atas nama nasabah, dengan ketentuan:
 
1)

arsip pengaduan harus disusun menurut abjad nama nasabah;
2)

catatan mengenai pengaduan harus dilengkapi dengan dokumen yang berkaitan dengan masalah yang diadukan;
3)

catatan mengenai pengaduan harus pula memuat tindakan yang telah dilakukan oleh Perusahaan Efek; dan
4)

arsip pengaduan harus diperiksa oleh pengawas sekurang-kurangnya sebulan sekali dan ditandangani oleh pengawas tersebut.
6.

Pegawai masing-masing bagian pada Perusahaan Efek dilarang melakukan tugas di luar tugas dan tanggung jawab bagiannya sendiri, dan dilarang memiliki akses terhadap catatan, buku, dan rekening pada bagian-bagian lain dari Perusahaan Efek tersebut.
7.

Pihak yang bukan pegawai Perusahaan Efek dilarang masuk ke bagian jasa Kustodian, bagian pembukuan, atau bagian pesanan dan perdagangan, kecuali jika diawasi dengan ketat dan bersama dengan pegawai Perusahaan Efek yang berwenang.
8.

Akses ke perangkat keras dan perangkat lunak komputer dan dokumentasi, dibatasi hanya pada pegawai yang berwenang.

PENYELENGGARAAN PEMBUKUAN

9.

Perusahaan Efek wajib mencatat seluruh transaksi yang dilaksanakannya setiap hari sesuai dengan Standar Akuntansi Keuangan yang berlaku dan Peraturan Bapepam yang berkaitan dengan hal tersebut.
10.

Pencatatan sebagaimana dimaksud dalam butir 9 di atas, dapat dilaksanakan secara mekanis, elektronis, atau cara lainnya, sepanjang tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undang yang berlaku.
11.

Sistem pencatatan yang digunakan harus memiliki pengamanan yang cukup sehingga dapat dicegah adanya risiko pemalsuan terhadap catatan tersebut.
12.

Sistem pencatatan harus mampu memberikan informasi yang cepat, tepat, dan dapat dimengerti oleh para Pihak yang berkepentingan terhadap dokumen tersebut.
13.

Semua dokumen dan pencatatan yang ditentukan dalam Peraturan ini, harus disimpan untuk jangka waktu sekurang-kurangnya 5 (lima) tahun.
14.

Di samping catatan dan dokumen sebagaimana dimaksud dalam butir 5, Perusahaan Efek juga wajib menyimpan catatan tambahan dan dokumen pendukung lainnya, termasuk:
 
a. bukti pengeluaran cek;
b. rekening bank;
c. pembatalan cek (jika ada);
d. rekonsiliasi rekening bank;
e. konfirmasi transaksi Efek;
f. pemberitahuan debet dan kredit Rekening Efek;
g.

kontrak transaksi Efek dengan Perusahaan Efek lain;
h.

saldo semua rekening dalam Buku Besar dalam bentuk neraca saldo, sekurang-kurangnya setiap bulan;
i.

catatan harian yang merupakan bukti dari semua pendebetan dan pengkreditan kas untuk hari tersebut;
j.

bukti semua pembukuan untuk buku pembantu Efek; dan
k.

rekonsiliasi harian antara buku besar dan buku pembantu Efek.
15.

Buku pembantu Efek (Securities Ledgers) wajib dibuat dalam bentuk pembukuan ganda, yang memuat informasi mengenai:
 
a.

jumlah dalam hal Efek berbentuk saham, waran, kontrak opsi, atau hak memesan Efek terlebih dahulu;
b.

nilai nominal dalam hal Efek berbentuk obligasi atau Efek bersifat hutang;
c.

nama setiap pemilik Efek dicatat pada sisi debet;
d.

pada sisi kredit, agar dicatat di mana Efek tersebut disimpan; dan
e. sisi debet dan sisi kredit harus menunjukan saldo yang sama.
16.

Rekening Efek harus memuat hal-hal sebagai berikut:
 
a.

dalam hal pembelian, penjualan, penerimaan, dan penyerahan Efek dan atau dana untuk Rekening Efek nasabah tertentu, perlu dicatat:
 
1) tanggal transaksi;
2) uraian transaksi;
3) jumlah dana (jika ada);
4) jumlah Efek, (jika ada); dan
5) kurs transaksi (jika ada);
b.

untuk setiap Rekening Efek perlu dicatat :
 
1) nama dan alamat nasabah;
2)

wakil Perusahaan Efek yang ditunjuk;
3) Nomor Pokok Wajib Pajak; dan
4)

nama, alamat, nomor telepon, dan nomor faksimil Perusahaan Efek;
c.

laporan Rekening Efek harus memuat posisi portofolio Efek nasabah pada tanggal laporan, dan dikirimkan kepada nasabahnya setiap bulan; dan
d.

transaksi yang termuat dalam laporan Rekening Efek mencakup:
 
1) transaksi yang telah dilaksanakan;
2)

jumlah dividen, saham bonus, bunga, hak memesan Efek terlebih dahulu, dan hak-hak lainnya; dan
3)

penarikan atau penyetoran dana dan atau Efek.
17.

Buku pembantu transaksi (Transaction Ledgers) harus dibuat berdasarkan konfirmasi yang dikirimkan kepada nasabah dan Perusahaan Efek yang memuat hal-hal sebagai berikut:
 
a. tanggal transaksi;
b. jenis transaksi (jual, beli);
c. harga;
d. komisi dan biaya;
e. tanggal kewajiban penyelesaian;
f. nama dan alamat pembeli;
g. nama dan alamat penjual;
h. nomor transaksi;
i. jumlah Efek;
j. metode penyelesaian; dan
k.

informasi mengenai tindak lanjut penyelesaian transaksi, sesuai dengan metode penyelesaian.
18.

Perusahaan Efek wajib menyelenggarakan buku besar (General Ledger) yang secara rinci menggambarkan aktiva, kewajiban, pendapatan dan biaya, serta modal perusahaan tersebut.
   
 

Ditetapkan di: Jakarta
pada tanggal: 17 Januari 1996
BADAN PENGAWAS PASAR MODAL

Ketua,

I Putu Gede Ary Suta
NIP. 060065493
DAFTAR PERATURAN PERUSAHAAN EFEK